بوصلة: إعادة هيكلة الحكومة الورقية

إعادة الهيكلة هي عبارة عن دراسة وتحليل الوضع القائم للتعرف على نقاط الضعف والتداخل في المهام بهدف تطوير الإدارة والهيكل التنظيمي وإعادة هندسة إجراءات العمل لتحسين الدورة المستندية، وتقليص المصروفات، وإعادة تقييم سلم الأجور ليتناسب مع الوصف الوظيفي والسياسات والإجراءات التفصيلية المنظمة لعمل كل إدارة، وحدود وصلاحيات كل وظيفة وفق رؤية وخطط المؤسسة، فخطط إعادة الهيكلة يمكن تطبيقها في مختلف القطاعات لإعادة الهيكلة المالية والاستثمارية والإدارية والقانونية لضمان استدامة نجاح المؤسسات الحكومية والخاصة التي تتطلع الى رفع مستوى الكفاءة والفاعلية في أدائها من خلال الاستثمار في رأسمالها البشري، والتحول الإلكتروني الرقمي الذي هو أساس تحسين الدورة المستندية، وتبسيط إجراءات العمل لتلبية احتياجات المستفيدين والمراجعين في أسرع وقت وبأقل تكلفة.

فالبيروقراطية وبطء الدورة المستندية هما نتيجة طبيعية لتضخم الجهاز الحكومي المكون من 65 جهة غير مترابطة وغير متجانسة مالياً وإدارياً وتقنياً وإجرائياً واستراتيجياً، بالرغم من التحسن الطفيف في اعتماد بعض التطبيقات الذكية أثناء فترة الجائحة، فإذا أردنا أن نتمكن من تحسين الدورة المستندية للوصول إلى بيئة عمل لا ورقية، فعلينا أن نبدأ فوراً بإعادة هيكلة الأجهزة الحكومية بناء على مرتكزات أساسية تتفق عليه كل الأجهزة الحكومية مع المجلس والقطاع الخاص ضمن إطار عام يتوافق مع استراتيجية تقديم أفضل الخدمات للمواطنين والمقيمين والمستثمرين وأصحاب المشاريع الصغيرة والمتوسطة من خلال تمكين الكفاءات واستخدام تطبيقات الذكاء الاصطناعي والتحول الرقمي وأساليب العمل المبتكرة بعد اتخاذ خطوات جادة بالتسلسل التالي:

أولاً: تشكيل فريق عمل متخصص مع صلاحيات كاملة لدراسة وتبسيط الإجراءات وتقليص الدورة المستندية لمراجعة وتطوير الخدمات الحيوية التي تقدمها الوزارات إلى المواطنين بهدف ميكنتها وتحسين كفاءتها وجودتها وسرعة إنجازها عبر بوابة الكويت الإلكترونية وتطبيقاتها الذكية.

ثانياً: توثيق إجراءات العمل وإعداد خريطة سير الإجراءات وتدفق العمل تمهيداً لتحليل جدوى كل إجراء بهدف إعادة هندستها وتقليص خطواتها غير الضرورية مع وضع نظام لمتابعة وتقييم إجراءات العمل المعدلة لضمان تطبيقها بالشكل الصحيح.

ثالثاً: إعادة تشكيل الهيكل الإداري لكل جهة، وإعادة تصميم الوصف الوظيفي وربطها ببعضها لضمان تجانسها فيما بينها واختبار مدى فعاليتها تمهيداً لميكنتها وربطها آلياً مع الإدارات والجهات المشاركة في تقديم الخدمة.

رابعاً: إعداد دليل للخدمات الإلكترونية المقدمة للمراجعين يتسم بالسهولة والوضوح والشفافية مع تطوير الخدمات المساندة كالاستعلام الآلي واللوحات الاسترشادية ونظام الأرقام وقاعة انتظار المراجعين مع إعادة تأهيل وتدريب الموظفين بصفة مستمرة على طريقة استخدام الأنظمة الآلية والتطبيقات الخدمية لتقديم الدعم والمساعدة مع رصد مباشر لمستوى رضا العملاء.

خامساً: إصدار قرار من مجلس الوزراء يلزم كل الجهات بالتعاون والتنسيق في هذا المجال خلال مدة زمنية محددة، على أن يتم تقييم أدائها ونسبة إنجازها لمشروع تحسين الدورة المستندية ومدى استغلال الجهة لتكنولوجيا المعلومات، ومدى تطبيقها للحكومة الإلكترونية اللاورقية من خلال إنجازها للمعاملات وتقديمها للخدمات من خلال تطبيقاتها الذكية.

إن الواسطة والبيروقراطية والدورة المستندية المعقدة والطويلة نتاج طبيعي لترهل الجهاز الحكومي المتضخم هيكلياً ووظيفياً وإجرائياً ومالياً وورقياً، فإذا رغبت الحكومة في تحسين دورتها المستندية للوصول إلى بيئة عمل لا ورقية، فإن عليها أن تبدأ أولاً بإعادة هيكلة حكومتها الورقية.

● د. عبدالعزيز إبراهيم التركي