«المالية» تصدر تعميماً بشأن لائحة المحفوظات

أصدر وزير المالية، د. يعقوب الرفاعي، التعميم رقم 1 لسنة 2026 بشأن لائحة المحفوظات.

وتضع هذه اللائحة القواعد والإجراءات الكفيلة بالحفاظ على جميع أنواع المحفوظات الورقية وما في حكمها، في إطار المفهوم المحدد بالمادة الثالثة، وتسهيل إجراءات تداولها منذ بدء ترتيبات إيداعها في أماكن الحفظ، وحتى إتمام التصرف فيما يستغنى عنه منها وفقا لمدد الحفظ الموحدة المعتمدة فيها، وتلك التي تحددها الجهات فيما يخصها.

اللائحة تتضمن القواعد والإجراءات الكفيلة بالحفاظ على جميع أنواع المحفوظات الورقية وما في حكمها

وتسعى اللائحة في ذلك كهدف أساسي إلى ضمان وصول البيانات والمعلومات التي تحتويها هذه المحفوظات وهي في أحسن حالة إلى أيدي المستفيدين منها في أسرع وقت وبأقل جهد وبأدنى تكلفة.

تسري أحكام هذه اللائحة على جميع الوزارات والإدارات الحكومية والهيئات والمؤسسات ذات الميزانيات الملحقة، ويشار لها جميعاً ضمن نصوصها تحت اسم الجهة أو الجهات الحكومية، كما حددت  المادة الثالثة عشرة دور وزارة المالية، حيث ترسل نسخة الى وزارة المالية بأسماء ومدد حفظ المحفوظات الخاصة بالجهة غير الموحدة شاملة المحفوظات الدائمة وكل ما يستجد بشأنها لاحقاً.

وبيّنت المقدمة أنه صدرت أول لائحة للمحفوظات بموجب القرار الوزاري رقم 27 لسنة 1971 ولاستيعاب التطورات الكبيرة المتوالية صدرت لاحقاً لائحة المحفوظات المفصلة بموجب تعميم وزير المالية رقم 7 لسنة 2001.

وأضافت: منذ بداية الألفية الثالثة، وحتى الآن، شهدنا تطوراً هائلاً شمل كل أوجه الحياة والعالم يتجه الآن في خطوات كبيرة نحو التحول الرقمي، مما دعا الوزارة إلى إعطاء أهمية خاصة للمحفوظات الورقية التي ستظل الحاجة إليها قائمة، فهي لا تزال المرجع في إثبات الحقوق وفي المحافظة على ذاكرة الدولة بكل تاريخها وتراثها المكتوب، كما تثبت أهميتها بجلاء في تسيير العمل اليومي كلما تعطلت الحواسيب واضطربت أنظمتها لأي سبب.

وتضمّن هذا الإصدار الجديد من لائحة المحفوظات العديد من المستجدات بدءاً بالتفرقة بين الوثائق التي لا تزال قيد الاستخدام والمحفوظات التي انتهى العمل بها، وتأكيد ضرورة التعاون مع الجهات التي تعنى بحفظ بعض أنواع الوثائق الدائمة، كما تم فصل التصرف في الوثائق والمحفوظات التي خرجت عن نطاق الاستخدام في مادة مستقلة لإعطائها العناية الواجبة، ووضعت ضوابط على مدد الحفظ وتعزيزها بالأرشفة الإلكترونية.

وطالبت المذكرة جميع الجهات الحكومية بوضع هذه اللائحة موضع التطبيق السليم اعتباراً من تاريخ صدورها، وسوف تكرس إدارة شؤون التخزين العامة في وزارة المالية كل جهودها في هذا السبيل.